（茂职院〔2016〕73号 2016年9月13日印发）

 

为规范学校干部人事档案管理工作，提高干部人事档案管理水平，充分发挥干部人事档案的作用，更好地为学校管理干部服务，根据国家档案局《中华人民共和国档案法》、中组部《干部档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》《干部人事档案材料收集归档规定》等法律、法规的要求，结合学校干部人事档案管理工作实际，制定本规定。

一、干部人事档案管理岗位职责

学校教职工干部人事档案管理工作由学校人事处专人负责管理，其岗位职责为：

（一）根据《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》等法律、法规，管理好全校教职工干部人事档案，为学校管理好干部提供真实材料依据。

（二）严格做好全校教职工干部人事档案接收、审核工作。

（三）认真做好干部人事档案整理归档及日常管理工作。

（四）及时收集、鉴别和整理干部档案材料，把好档案材料入口关，及时催收所缺材料并告知有关部门和人员补充齐全。

(五)按照规定办理干部人事档案的查借阅和进出人员人事档案转递、挂靠工作。

（六）为有关部门提供干部人事档案材料的真实情况。

（七）认真做好干部人事档案的安全、保密、保管和保护工作。

（八）及时了解干部人事档案工作的新情况，制定、完善相关规章制度，加强业务指导工作。

（九）认真做好《干部档案目录系统》、《干部档案专项审核系统》的管理、维护及数据备份工作。推广、应用干部档案现代管理方法和技术，逐步实现干部人事档案管理的信息化和现代化。

（十）定期向档案局移交死亡干部档案。

（十一）协助学校做好干部管理其他相关工作。

二、干部人事档案材料收集归档规定

为确保学校党委公道正派地选人用人提供真实、全面的档案信息，维护干部的合法权益提供依据，根据中央组织部关于《干部人事档案材料收集归档规定》要求，对学校干部人事档案材料收集归档作如下规定：

（一）干部人事档案材料收集归档工作要遵循真实、全面、及时、规范的原则，重点收集反映干部自然情况和德、能、勤、绩、廉等方面的材料，并根据经济社会发展和组织工作的需要，不断充实完善干部人事档案的内容。

（二）干部人事档案材料形成部门，必须认真贯彻执行有关法律、法规和组织人事等工作的政策、规定。规范制作干部人事档案材料，建立干部人事档案材料收集归档机制，在材料形成之日起1个月内按要求送交人事处并履行移交手续，任何部门和个人不得以任何理由积压归档材料。收集归档工作受国家有关法律、法规的保护和监督。

（三）人事处应建立联系制度，及时掌握形成干部人事档案材料的信息，主动向干部人事档案材料形成部门、干部本人和其他有关方面收集干部人事档案材料。

（四）人事处必须严格审核归档材料，重点审核归档材料是否办理完毕，是否对象明确、齐全完整、内容真实、填写规范、手续完备。成套材料必须头尾完整，缺少的档案材料应当进行登记并及时收集补充。

（五）归档材料填写不规范，手续不完备，或材料上的姓名、出生时间、参加工作时间和入党时间等与档案记载不一致的，材料形成部门应当重新制作，（补办手续，或者由具有干部管理权限的组织（人事）部门审改（或出具组织说明）并加盖公章。形成干部档案材料的部门，有责任按规定认真办理。

（六）干部人事档案原件存正本，复制件可存副本。证明、证件等特殊情况需用复印件存档的，必须注明复制单位、复制日期，并加盖材料制作部门单位公章或干部人事关系所在组织（人事）部门公章。

（七）干部人事档案材料的载体使用国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）打印纸，材料左边应当留有20-25毫米装订边，字迹材料应当符合档案保护要求，用钢笔或毛笔填写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水和复写纸书写。

（八）负责干部人事档案工作人员对收集到的干部人事档案材料应认真审查鉴别，对不属于规定归档范围的材料，不得擅自归档；对符合归档要求的材料进行登记，在接收之日起1个月内放入干部本人档案盒，1年内整理入卷归档。

（九）干部人事档案归档范围：

第一类　履历材料：

履历表和属于履历性质的登记表等材料。

第二类　自传材料：

1.自传和属于自传性质的材料

2.报告个人有关事项的材料：领导干部个人有关事项发生变化的报告表等材料。

第三类　考察、考核、鉴定材料：

1.考察材料；在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料；定期考核材料，年度考核登记表，援藏、援疆、挂职锻炼等考核材料；工作调动、转业等鉴定材料；后备干部登记表（提拔使用后归档）等材料。

2.审计材料：经济责任审计结果报告。

第四类　学历学位材料：

1.高中毕业生登记表；中专毕业生登记表；普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表，入学考试各科成绩表，研究生推免生登记表，专家推荐表；学生（学员、学籍）登记表，学习成绩表、毕业生登记表，授予学位的材料，毕业证书、学位证书复印件，党校学历证明；选拔留学生审查登记表等参加出国（境）学习和中外合作办学学习的有关材料；国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历党校认证材料等。

2.培训材料：为期两个月以上的学员培训（学习、进修）登记表、考核登记表、结业登记（鉴定）表等材料。

3.职业（任职）资格材料：职业资格考试合格人员登记表或职业（任职）资格证书复印件。

4.评（聘）专业技术职称（职务）材料：专业技术职务任职资格评审表、申（呈）报表，聘任专业技术职务审批表等材料。

5.反映科研学术水平的材料：当选为中国科学校院士、中国工程院院士的通知；遴选博士生导师简况表；博士后工作期满登记表；被县处级以上党政机关、人民团体等评选为专业拔尖人才的材料；科研工作及个人表现评定材料，业务考核材料；创造发明、科研成果鉴定材料，著作、译著和有重大影响的论文目录。

第五类  政审材料：

1.上级批复、审查（复查、甄别）结论、调查报告及主要依据与证明材料；本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；撤销原审查结论的材料；各类政审表。

2.更改（认定）姓名、民族、籍贯、国籍、入党入团时间、参加工作时间等材料：个人申请、组织审查报告及主要依据与证明材料、上级批复；计算连续工龄审批材料等。

第六类　党、团组织建设工作中形成的材料：

1.中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书；整党工作、党员重新登记工作中民主评议党员的组织意见，党员登记表，党支部不予登记或缓期登记的决定、上级组织意见；不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要依据材料；取消预备党员资格的材料；退党、自行脱党材料；恢复组织生活（党籍）的有关审批材料；

2.中国共产主义青年团入团志愿书；

3.加入或退出民主党派的材料。

第七类　表彰奖励材料：

县处级以上党政机关、人民团体等予以表彰、嘉奖、记功和授予荣誉称号的审批（呈报）表、先进人物登记（推荐、审批）表、先进事迹材料；撤销奖励的有关材料等。

第八类  涉纪涉法材料：

处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实（调查、复查）报告及主要依据与证明材料，本人对处分决定的意见、检查、交待及情况说明材料；解除（变更、撤销）处分的材料；检察院不起诉决定书；法院刑事判决书、裁定书；公安机关作出行政拘留、限制人身自由、没收违法所得、收缴非法财物、追缴违法所得等的行政处理决定等。

第九类　工资、任免、出国等材料：

1.招录、聘用材料：录（聘）用审批（备案）表；选调生登记表及审批材料，选聘到村任职高校毕业生登记表；应征入伍登记表，招工审批表；取消录用、解聘材料。

2.任免、调动、授衔、军人转业（复员）安置、退（离）休材料：干部任免审批表及相应考察材料；干部试用期满审批表；公务员登记表，参照公务员法管理机关（单位）工作人员登记表；公务员调任审批（备案）表，干部调动审批材料；援藏、援疆、挂职锻炼登记（推荐）表；授予（晋升）军（警）衔、海关关衔、法官和检察官等级审批表；军人转业（复员）审批表；退（离）休审批表等。

3.辞职、辞退、罢免材料：自愿辞职、引咎辞职的个人申请、同意辞职决定等材料，责令辞职的决定，对责令辞职决定不服的申诉材料、复议决定；辞退公务员审批表、辞退决定材料；罢免材料。

4.工资、待遇材料：新增人员工资审批表、转正定级审批表，工资变动（套改）表、提职晋级和奖励工资审批表或工资变动登记表，工资停发（恢复）通知单；享受政府特殊津贴的材料；解决待遇问题的审批材料。

5.出国（境）材料：因公出国（境）审批表，在国（境）外表现情况或鉴定等材料；外国永久居留证、港澳居民身份证等的复印件。

6.党代会，人代会，政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料：委员当选通知或证明材料，委员简历；代表登记表等。

第十类　参考材料：

1.健康检查和处理工伤事故材料：录用体检表，反映严重慢性病、身体残疾的体检表；工伤致残诊断书，确定致残等级的材料。

2.治丧材料：生平，非正常死亡调查报告等材料。

3.干部人事档案报送、审核工作材料：干部人事档案报送单；干部人事档案有关情况说明等材料。

4.其他材料：毕业生就业报到证（派遣证），人事争议仲裁裁决书（调解书），公务员申诉处理决定书（再申诉处理决定书、复核决定），再生育子女申请审批表等有参考价值的材料。

三、干部人事档案整理规定

人事处负责干部人事档案工作人员，必须以高度责任感对全院教职工人事档案进行认真严格整理归档，在整理过程中必须做到如下几点：

（一）严格按照《干部档案工作条例》和《干部档案整理工作细则》的要求对干部人事档案进行整理工作，做到真实、完整、规范。

（二）人事处要配备齐全人事档案管理所需的相关设备（切纸机、打孔机等），使用标准的档案卷夹、类号等档案办公用品，确保档案整理工作质量。

（三）严格执行分类、编排、修整、打印、装订的档案整理程序，做到认真鉴别、分类准确；编排有序，层次清楚；技术科学，修补完整；目录清楚，打印工整；两边对齐，装订美观。

（四）干部档案整理人员应认真、仔细，不得折皱或损坏档案材料。对不符合标准用纸的档案材料，要进行裱糊或折叠、剪裁等技术加工。

（五）干部档案整理人员不得私自涂改、抽取或伪造档案材料，不得擅自处理或销毁档案材料。档案整理后，要认真复核，合乎要求方能入卷。

（六）每两年对管理的档案进行一次新材料的补充和整理工作。对整理后的档案，经认真核对后，方可入库。

四、干部人事档案查借阅规定

学校干部人事档案查借阅要本着“严格管理、安全保密、规范管理、方便利用的原则。各部门因工作需要，应按程序审批后可查借阅人事档案。

（一）查借阅事由

干部人事档案原则上不对外提供使用。有下列用途之一的，经学校领导批准，可进行查借阅。

1.干部考察、任免、调动、政治审查、组织处理、入党、出国（境）、退（离）休、工资待遇、治丧、制作档案副本等组织人事工作。

2.办理案件。

3.办理社会保险、公证。

4.经学校批准的其他工作需要。

（二）查借阅人员要求

1.查借阅人员必须政治意识强，了解干部档案查借阅制度。

2.查借阅人员必须两人以上，且是中共党员和查借阅单位的正式干部。

3.因办理案件查借阅教职工档案，查借阅人员必须是案件主办单位的正式干部。

（三）查借阅注意事项

1.除组织人事部门因工作需要外，任何人不得查阅和借用上级和同级干部的档案。除办理案件外，查借阅单位只能查借阅人事关系在本单位的干部档案。任何人不得查阅和借用本人及亲属的档案。

2.查借阅人员须持《干部档案查借阅审批表》（附表）和本人有效工作证件，按干部管理权限办理审批手续，不得以一般行政介绍信、调查材料介绍信等证明材料或工作证、身份证等为凭证查阅干部档案。

3.查借阅干部档案材料一般只能摘抄。特殊情况需要复制的，须事先在《干部档案查借阅审批表》中列出需要复制的材料明细，并经学校主管领导批准方可复制。摘抄、复制的档案材料须经人事处负责档案管理人员办理登记手续，用后由查借阅单位存档或登记销毁。

（四）查借阅纪律

1.任何个人不得查借阅本人及其有夫妻关系、直系血亲关系、三代以内旁系血亲关系以及近亲关系的干部档案。

2.查借阅人员必须严格遵守阅档规定，查阅干部档案时，不得喝水、吸烟、吃零食，应保持档案整洁；不准拆散档案，严禁在档案材料上涂改、画圈、批注、污损或抽取、撤换档案材料；严格遵守保密制度，不得泄露和擅自向外公布档案内容，未经批准不得复制档案材料。

3.干部档案一般不予外借。因治丧等特殊情况确需借出使用的，必须履行严格的审批程序，本单位必须在借出之日起五个工作日内归还，外单位一般不予外借，使用的档案和摘抄、复制的档案材料，要妥善保管，不得转借，不准无关人员和干部本人翻阅。

4.持有《查借阅干部档案审批表》，但审批手续不完备，未写明查阅理由，查档人不符合规定，查阅本人及其直系亲属档案的，干部人事档案管理人员有权拒绝提供查阅。

六、干部人事档案转递规定

为做好流动教职工人事档案移交工作，人事处负责干部档案管理人员对调动、辞职、辞退、自动离职等教职工人事档案按要求进行及时转递，转递干部档案需按如下规定执行：

（一）教职工人事档案应随本人管理权限变动、工作变动及时转递，人事档案管理人员在接到干部任免、调动或管理权限变动通知后，应在30天内将调出的干部档案转给新的干部人事档案主管部门。

（二）转递教职工人事档案必须经过严格密封，通过机要交通转递或派专人送取，严禁将干部人事档案交干部本人自带或公开邮寄。

（三）转出的干部档案，要严格按照《干部档案整理规定》的要求整理装订成卷，材料必须齐全，不得扣留材料或将材料分批转出。

（四）转递干部人事档案必须按规定填写《转出干部人事档案登记簿》登记后，详细登记转递情况。凡转出的干部档案，要按时间先后顺序编入历年的干部档案转出名册，以便查找。

（五）人事处要跟踪接收干部档案的单位，经核对无误后，应在回执上签名盖章，并立即将回执退回人事处；对个人自带的档案，人事处有权拒绝接收。

（六）对转出的干部档案，逾期一个月未见回执退回，要及时发函、发传真、电话催取，以防丢失。回执退回后，将其贴在转递通知单的存根上。

（七）干部因病去逝，按照干部管理权限，将死亡干部档案转入同级档案局保管。

七、干部人事档案保管和安全保密规定

根据《中华人民共和国保守国家秘密法》和《中华人民共和国保守国家秘密实施办法》的规定，学校干部人事档案保管和安全保密作如下规定：

（一）学校要专设干部人事档案库房，配置铁质档案柜。库房面积每千卷需20-25平方米标准设置。库房内应设置空调、抽湿机、灭火器等设备，设施要达到防火、防盗、防蛀、防潮、防光、防高温等“六防”要求，要保持库房内清洁及适宜温度和湿度（要求温度为：14-24度，相对湿度为：45-65%）

（二）要设置专门的人事档案查阅室和档案工作人员办公室。人事档案库房、阅档室和档案工作人员办公室应三室分开。

（三）要保持库房的清洁和库内适宜的温湿度要求，库房内不得存放除档案以外的物品，严禁在库房内吸烟，档案库房要随时关好门窗，下班后要注意切断电源。

（四）档案实行专人保管，非档案工作人员不得随意进入库房，不得代管库房钥匙；严禁任何个人私自保存他人的档案。对利用档案材料营私舞弊的，应视情绪轻重，予以严肃处理。

（五）建立干部档案登记薄，每半年核对一次档案，发现问题及时纠正。

（六）干部档案工作人员要严格遵守保密制度，不准向无关人员谈论档案内容，不准用电话提供干部的全面情况和涉及其他重要问题的材料，不准携带干部档案进入公共场所。

（七）干部人事档案工作中形成的续销毁材料不得自行处理，须经分管领导批准后，统一登记，统一销毁。

（八）干部人事档案工作人员及其在本单位的直系亲属的干部人事档案，由学校指定有关人事组织部门专人保管。

八  干部人事档案管理工作纪律和监督

学校应加强对干部人事档案工作的监督和检查，严肃纪律、严格管理，确保干部人事档案工作有序进行。在干部人事档案工作中，干部人事档案材料形成部门、干部人事档案工作人员和干部本人必须严格执行本规定，并遵守以下纪律：

（一）不准以任何借口涂改、仿造档案材料。

（二）不准将应归档材料据为己有或者拒绝、拖延归档。

（三）不准将本规定所列归档范围之外的材料擅自归档。

（四）不准将虚假材料和不符合归档要求的材料归入档案。

（五）不准私自、指使或者允许他人抽取、撤换或销毁档案材料。

对违反干部人事档案管理工作纪律的，视其性质、情节轻重和造成的后果，对负有主要责任的负责人和人事档案管理工作直接责任人、干部本人进行批评教育，或给予党纪、政纪处分。其中，档案工作人员参与涂改、仿造档案材料的，要从严从重处理，并不得继续从事干部人事档案管理工作。

 

附表:茂名职业技术学院干部档案查（借）阅审批表

附表

茂名职业技术学院干部档案查（借）阅审批表

内容 项目	姓 名	单 位	职 务	政 治 面 貌
查(借)阅档案对象
查(借)阅档案人员
查(借)阅 档案事由
查档内容或借档时限
需复制 的内容
查(借)阅档案单位意见	负责人签名：     年   月   日
人事档案管理部门审核意见	负责人签名：      年   月   日
学校领导 审批意见	签名：           年   月   日

说明：1.各栏目均须认真填写，因特殊情况需借阅或复制干部档案的，应在“查(借)档案事由”、“查档内容或借档时限”内详细说明。

2.查档对象或查档人员3人以上的须另附名单。

3.查档单位领导签批之日起5个工作日办理有效。